Entlastet Ihr Telefon – nimmt Anrufe an, vereinbart Termine und dokumentiert automatisch

Medizinischer KI-Assistent

KI-Telefon Assistent

Entlastet Ihr Telefon – nimmt Anrufe an, vereinbart Termine und dokumentiert automatisch

Der KI-Telefon Assistent beantwortet eingehende Anrufe, erfasst Name, Telefonnummer und Grund des Anrufs, vereinbart Termine und trägt diese direkt in Ihren Kalender ein. Bestehende Termine kann er nach Identifikation des Patienten auch verschieben.

MFA/Empfang spürbar entlasten – mehr Zeit für wichtige Praxisaufgaben

Termine automatisch buchen oder verschieben – ohne Warteschleife

Anliegen sofort strukturiert erfasst – statt Zettelwirtschaft

Kostenlose Erstberatung

Das Problem

Hohe Telefonbelastung am Empfang

Das Telefon klingelt permanent – während Patienten vor Ihnen sitzen. Besonders zeitintensiv sind Terminwünsche: freie Slots finden, Dauer beachten, Rückfragen stellen, Termine verschieben. Dadurch bleibt weniger Zeit für andere Aufgaben am Empfang, und es entstehen verpasste Anrufe, Rückruflisten und Frust bei Patienten.

Andere Aufgaben bleiben liegen, es entstehen verpasste Anrufe, Rückruflisten und Unzufriedenheit

Terminvereinbarungen sind besonders zeitintensiv durch Slot-Suche, Rückfragen und Terminverschiebungen

Andere Aufgaben bleiben liegen, es entstehen verpasste Anrufe, Rückruflisten und Unzufriedenheit bei Patienten

Die Lösung

KI-Telefon Assistent

ClinicOS übernimmt die Annahme und Qualifizierung der Anrufe und kann Termine direkt managen: Der KI-Telefon Assistent führt ein kurzes, klares Gespräch, versteht das Anliegen, bucht neue Termine, verschiebt bestehende Termine nach Identifikation und dokumentiert alles strukturiert für Ihr Team. Dadurch werden MFAs deutlich entlastet und können sich anderen wichtigen Aufgaben widmen.

Funktionen

Was der KI-Telefon Assistent konkret für Sie übernimmt

Terminverschiebung
Nach Identifikation des Patienten können bestehende Termine gefunden und verlegt werden
Terminvereinbarung
passende Terminart wählen, Dauer berücksichtigen, freie Zeiten anbieten
Anrufannahme
Bei hohem Aufkommen oder außerhalb Ihrer Telefonzeiten
Kalender-Eintrag
Termin wird automatisch in den Kalender eingetragen
Verständnis des Anliegens
(z. B. Terminwunsch, Verschiebung, Rückruf, Rezept, Befund)
Strukturierte Gesprächszusammenfassung
für Ihr Team (inkl. Ergebnis)
Erfassung von Kontaktdaten
(Name, Telefonnummer)
Rückruf-Option
Wenn nötig, Rückruf anstoßen und Anliegen priorisieren

Terminverschiebung

Nach Identifikation des Patienten können bestehende Termine gefunden und verlegt werden

Terminverschiebung

Nach Identifikation des Patienten können bestehende Termine gefunden und verlegt werden

Terminvereinbarung

passende Terminart wählen, Dauer berücksichtigen, freie Zeiten anbieten

Terminvereinbarung

passende Terminart wählen, Dauer berücksichtigen, freie Zeiten anbieten

Anrufannahme

Bei hohem Aufkommen oder außerhalb Ihrer Telefonzeiten

Anrufannahme

Bei hohem Aufkommen oder außerhalb Ihrer Telefonzeiten

Kalender-Eintrag

Termin wird automatisch in den Kalender eingetragen

Kalender-Eintrag

Termin wird automatisch in den Kalender eingetragen

Verständnis des Anliegens

(z. B. Terminwunsch, Verschiebung, Rückruf, Rezept, Befund)

Strukturierte Gesprächszusammenfassung

für Ihr Team (inkl. Ergebnis)

Strukturierte Gesprächszusammenfassung

für Ihr Team (inkl. Ergebnis)

Erfassung von Kontaktdaten

(Name, Telefonnummer)

Erfassung von Kontaktdaten

(Name, Telefonnummer)

Rückruf-Option

Wenn nötig, Rückruf anstoßen und Anliegen priorisieren

Rückruf-Option

Wenn nötig, Rückruf anstoßen und Anliegen priorisieren

Das Ergebnis & So funktioniert es

Mehr Ruhe am Empfang – und Ihr Team gewinnt Zeit für wichtigere Aufgaben

Patienten erhalten sofort Hilfe, Termine werden automatisch gebucht oder verschoben und MFAs müssen weniger telefonieren und koordinieren. So bleibt mehr Kapazität für Aufgaben, die wirklich menschliche Aufmerksamkeit brauchen.

Nachfolgend zeigen wir, wie es im Praxisalltag in drei Schritten funktioniert: